Wie Sie eine Tagung organisieren
Möchten Sie eine Tagung organisieren, beginnt alles mit der Wahl eines Termins. Mindestens ein halbes Jahr im Voraus sollten Sie Ihre Tagung planen. Achten Sie bei der Wahl des Termins darauf, dass er nicht in die Zeit von Ferien oder Feiertagen fällt. Potenzielle Teilnehmer haben dann häufig schon eine Reise oder eine private Aktivität eingeplant.
Wählen Sie rechtzeitig das geeignete Tagungshotel aus. Bei der Wahl der Location kommt es auf verschiedene Faktoren an:
- Möglichst zentrale Lage und gute Verkehrsanbindung
- Genügend Parkplätze
- Tagungszentrum sollte zum Image Ihres Unternehmens oder Ihrer Tagung passen
- Seminarräume sollten abhängig von der Zahl der Teilnehmer vorhanden sein
Informieren Sie Ihre Gäste rechtzeitig über den Termin und schicken Sie ihnen eine Vorankündigung. So sorgen Sie dafür, dass sie dieses Datum nicht anderweitig verplanen.
Spätestens drei Monate vor der Tagung verschicken Sie Einladungen an die Gäste. Informieren Sie über das Programm und schicken Sie eine genaue Anfahrtsskizze mit. Bitten Sie die potenziellen Teilnehmer innerhalb von 14 Tagen um eine Rückmeldung über die Teilnahme.
Referenten rechtzeitig einladen
Gute Referenten für ein Seminar sind oft langfristig ausgebucht. Fragen Sie die Referenten daher schon ein halbes Jahr im Voraus an. Sagt ein Referent ab, können Sie sich rechtzeitig um einen alternativen Redner kümmern.
Finden an einem Tag mehrere Vorträge statt, sollten Sie zuerst einen Vortrag planen, der die Zuhörer inspiriert. Ein anspruchsvollerer Vortrag kann sich daran anschließen. Nach der Mittagspause macht sich oft etwas Müdigkeit bei den Zuhörern breit. Ein spannendes Thema weckt die Teilnehmer wieder auf. Als Abschluss eignet sich ein unterhaltsamer Beitrag von einem erstklassigen Redner. So werden die Gäste die Tagung in guter Erinnerung behalten.
Material und Technik für die Tagung
Für Ihre Veranstaltung sollten Sie an die geeigneten Räume und die Technik denken. Unser Hotel in Bad Laer verfügt über Tagungsräume mit Größen zwischen 40 und 108 Quadratmetern für bis zu 50 Personen.
An Technik benötigen Sie Beamer, Leinwände, Pinnwände und Flipchart. Weiterhin sollten Sie Blöcke und Stifte nicht vergessen, damit die Gäste Notizen machen können. Gerne stellen wir Ihnen Technik und Material bereit.
Der passende Rahmen für die Konferenz
Während der Tagung benötigen Ihre Gäste alkoholfreie Getränke. Als Snacks eignen sich Kekse oder Obst. In unserem Restaurant können die Teilnehmer das Mittag- und Abendessen einnehmen.
Schauen Sie sich unsere Arrangements und Angebote an. Wir bieten Ihnen komfortable Zimmer mit Frühstück. Für eintägige Veranstaltungen ohne Übernachtung stellen wir Ihnen gerne eine Tagungspauschale mit Verpflegung zusammen. Wir sorgen auch für das Catering, indem wir beispielsweise belegte Brötchen oder kleine Snacks anbieten.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen können die Gäste die nähere Umgebung von Bad Laer erkunden. In unserem Hotel laden Schwimmbad, Sonnenterrasse, Sauna und
Wellnessbereich zum Entspannen ein.
Buchen Sie unser Tagungshotel für Ihre Veranstaltung
In unserem Tagungshotel bekommt Ihre Veranstaltung den passenden Rahmen. Egal, ob Sie für eine ein- oder mehrtägige Tagung buchen möchten, unterbreiten wir Ihnen gerne ein Angebot. Wir stellen Ihnen Equipment bereit und sorgen für das Wohl der Teilnehmer.
